Hlavním posláním každé nemocnice je péče o pacienty, zároveň se však musí potýkat s obrovskou administrativní zátěží. Smlouvy, faktury, stížnosti, korespondence s pojišťovnami, žádosti o nahlédnutí do dokumentace… a tím výčet zdaleka nekončí. Jak si s tím vším poradit a nenechat se papírováním pohltit? Právě k tomu slouží elektronická spisová služba.

Elektronická spisová služba není pomocníkem jen pro úřady a ministerstva

Každý pacient si asi někdy trochu zanadával na nemocniční chaos. Pro vedení a správy nemocnic je však každý den krocením neustálého návalu administrativních úkonů, z něhož pacienti zahlédnou jen pověstnou špičku ledovce.

Ve svém objemu si administrativa nemocnic v ničem nezadá s chodem krajských úřadů či ministerstev, se kterými si elektronickou spisovou službu lidé spojují nejčastěji. A samozřejmě platí, že fakultní i krajské nemocnice nebo státní zdravotnická zařízení jsou ze zákona veřejnoprávními původci. Mají tedy povinnost vést spisovou službu v elektronické podobě podle zákona č. 499/2004 Sb.

Ovšem i soukromě zřizované nemocnice a kliniky mohou získat zásadní výhody. Elektronická spisová služba totiž pomáhá především ve třech hlavních pilířích nemocniční administrativy:

  • Právní jistota: Zajišťuje prokazatelnost původu dokumentů, časová razítka, elektronické podpisy a podrobnou auditní stopu o tom, kdo, kdy a jak s daným dokumentem manipuloval.
  • Garantovaný životní cyklus dokumentu: Sleduje cestu dokumentu od jeho vzniku či doručení přes schvalovací procesy až po skartaci nebo předání do státního archivu.
  • Propojení agend: Propojuje administrativu s ekonomickým systémem (ERP), datovými schránkami i elektronickou podatelnou.

Kde všude eSSL procesy urychlí, zjednoduší a zabezpečí

Pojďme se podívat na několik konkrétních případů z praxe, kdy je elektronická spisová služba pro nemocnice velkou záchranou:

1. Podatelna a správa datových schránek
Velké nemocnice disponují desítkami datových schránek a denně přijímají stohy fyzické pošty. Elektronická spisová služba umožňuje vytvořit unifikovanou elektronickou podatelnu. Doručené datové zprávy se automaticky zaevidují, opatří jednoznačným identifikátorem (JID) a podle předdefinovaných pravidel nasměrují konkrétnímu odboru nebo pracovníkovi.

2. Smluvní agendy a veřejné zakázky
Nákup drahé zdravotnické techniky, dodávky léků, smlouvy se zdravotními pojišťovnami i servisní smlouvy na budovy vyžadují vícekolová schvalování. Díky eSSL se výrazně zjednoduší sledování verzí dokumentů a celé schvalování probíhá bez nutnosti tisknout stohy papíru. Navíc lze eSSL přímo propojit s Registrem smluv.

3. Vyřizování stížností a právních žádostí
Žádosti pacientů či advokátů o nahlédnutí do zdravotnické dokumentace a pacientské stížnosti mají přísné zákonné lhůty. Tyto termíny eSSL automaticky hlídá a zodpovědné pracovníky včas notifikuje před jejich vypršením.

4. Personalistika a vnitřní směrnice
Provoz nemocnice stojí a padá s jejím personálem, který často čítá stovky až tisíce zaměstnanců. Elektronická spisová služba zjednodušuje cirkulaci vnitřních předpisů, pokynů k bezpečnosti práce (BOZP), kvalifikačních dohod či rozhodnutí vedení.

5. Skartační řízení a digitalizace archivu
Jedním z největších oříšků nemocnic je fyzické skladování dokumentů. Skartační lhůty pohlídá eSSL a po uplynutí povinné doby uchování také automaticky připraví elektronické skartační řízení ve spolupráci s příslušným státním archivem. Nemocnice tak šetří drahé prostory, které mohou raději využít pro lékařské účely.

Proč by nemocnice měly přejít na eSSL co nejdříve

Právní povinnost vést atestovanou eSSL byla legislativně posunuta na 1. ledna 2029. Ovšem to není tak daleko, jak by se mohlo zdát. Proč tedy už teď sáhnout po atestovaném řešení?

Atestace garantuje, že systém splňuje přísné požadavky Národního standardu pro elektronické systémy spisové služby (NSESSS). Je proto zásadní vybrat si plně atestovaný systém, jako je například prověřené řešení ICZ eSpis® od etablované české společnosti ICZ.

Čekat se zavedením eSSL se rozhodně nevyplatí. Provádět implementaci na poslední chvíli přináší riziko chaosu a provozních komplikací. Je mnohem lepší atestovanou spisovou službu vybrat v klidu, vyzkoušet ji v reálném provozu a vyhradit si dostatek času na zaškolení všech zaměstnanců, kteří budou se systémem pracovat.

Výše zmíněné řešení ICZ eSpis® je navíc vyvinuto s ohledem na vysokou uživatelskou přívětivost a modularitu. Tím pádem lze službu snadno přizpůsobit specifickým potřebám a velkosti jakéhokoliv zdravotnického zařízení.

Na co si dát pozor při výběru eSSL pro vaši nemocnici

Výběr eSSL pro nemocnici by se měl řídit několika hlavními kritérii. Pro zástupce vedení a IT oddělení nemocnic se hodí tento zjednodušený checklist:

  1. Garantovaná atestace: Ujistěte se, že dodavatel systému garantuje plnou a platnou atestaci eSSL podle platné legislativy.
  2. Zkušenosti ze zdravotnictví: Dodavatel by měl mít prokazatelné zkušenosti a úspěšné nasazení své eSSL v nemocnicích srovnatelné velikosti a struktury.
  3. Integrace s NIS a registry: Vybraná služba musí umět bezproblémově komunikovat s vaším nemocničním informačním systémem (NIS), datovými schránkami, základními registry i Registrem smluv bez nutnosti složitého vývoje na míru.
  4. Bezpečnost a GDPR: Systém musí splňovat přísné legislativní požadavky na ochranu citlivých osobních i zdravotnických dat (GDPR, zákon o kybernetické bezpečnosti) a poskytovat detailní auditní stopu.
  5. Podpora a legislativní rozvoj: Dodavatel by měl garantovat trvalý rozvoj systému, jeho pravidelné legislativní aktualizace a dostupnou technickou podporu v českém jazyce.

Pokud si u vybraného řešení odškrtnete všech pět požadavků, máte jistotu, že eSSL vaší nemocnici přinese nejen ušetřené peníze a bezpečný chod agend, ale především více času věnovat se tomu nejdůležitějšímu, tedy péči o pacienty.